Xây dựng quy chế công ty để kinh doanh bài bản

1. Quy chế công ty là gì?

Hình ảnh: Quy chế công ty là gì?

Quy chế công ty hay còn gọi là Quy chế doanh nghiệp, Quy chế nội bộ công ty hoặc Quy chế nội bộ doanh nghiệp.
Quy chế doanh nghiệp là những quy ước, quy định, chính sách, chế độ, quy tắc ứng xử được quy định bởi doanh nghiệp, áp dụng cho doanh nghiệp và được ban hành bằng văn bản.
Các văn bản quy chế này không được trái với pháp luật hiện hành, có hiệu lực trong phạm vi của công ty và các thành viên trong công ty đó có trách nhiệm tuân thủ.

Quy chế công ty là quy phạm điều chỉnh các chế độ, quy tắc ứng xử về các khía cạnh như:
Công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, đào tạo, đánh giá, thăng tiến, lương thưởng, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, tài chính,...
Đơn cử là nhiều chủ doanh nghiệp khi mới bắt đầu khởi nghiệp đã phải tìm cách xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp.
Đúng không ạ?
Bên cạnh đó, tập hợp nội dung của các quy chế công ty và cách đưa quy chế vào hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp được gọi là “Hệ thống quy chế doanh nghiệp”.

2. Các loại quy chế công ty

Hình ảnh: Các loại quy chế công ty

Quy chế công ty có thể bao gồm các văn bản sau, tùy vào quy mô, hình thức, giai đoạn phát triển:

• Quy chế quản trị nội bộ cho bộ máy lãnh đạo Công ty

• Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị
• Quy chế hoạt động của hội đồng thành viên
• Quy chế hoạt động của ban giám đốc
• Quy chế hoạt động của ban kiểm soát
• Quy chế quản trị nhân sự
• Quy chế tuyển dụng, đào tạo
• Quy chế lương thưởng
• Quy chế về văn hóa doanh nghiệp
• Quy chế quy định chế độ quản lý tài sản
• Quy chế quản lý hợp đồng
• Quy chế đầu tư
• Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng
• Quy chế bảo vệ bí mật nội bộ.
• Quy chế quản lý tài chính

3. Tiêu chuẩn xây dựng quy chế công ty

Hình ảnh: Tiêu chuẩn xây dựng quy chế công ty

Để xây dựng và ban hành quy chế cần phải xét yếu tố phù hợp với doanh nghiệp, đảm bảo được tính khoa học và ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp. 
Chính vì vậy, các yếu tố sau đây cần được lưu ý: 
Tính hợp pháp: Phù hợp với pháp luật, không trái pháp luật là yếu tố đầu tiên cần phải có khi đưa ra quy chế. Chính vì vậy khi xây dựng quy chế, người soạn thảo cần phải dựa trên những quy định pháp luật. 
Tính thực tiễn: Các hoạt động của doanh nghiệp phải có sự phù hợp với quy chế. Nếu không phù hợp sẽ dẫn đến những tác động xấu. 
Tính hiệu quả: Quy chế góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cá nhân và tổ chức. Do vậy, khi nó được áp dụng phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức đó.

4. Tại sao phải xây dựng hệ thống quy chế doanh nghiệp

Quy chế doanh nghiệp giúp bạn văn bản hóa, cụ thể hóa các ý tưởng về chế độ, quy tắc ứng xử trong công ty cho nhân sự trong công ty biết.
Khi mọi chế độ đã được văn bản hóa thành các khung quy chế thì chủ doanh nghiệp sẽ có căn cứ cực kỳ thuyết phục và rõ ràng để đưa ra các quyết định minh bạch tác động tới lợi ích của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Vì tính thuyết phục luôn là yếu tố quan trọng trong mỗi quyết định của người lãnh đạo. 
Nhân sự cũng hiểu rõ ràng rằng mọi quyết định của công ty đã được quy định bằng văn bản rõ ràng từ trước, chứ không phải xuất phát từ cảm tính, thiên vị. 
Họ sẽ cảm thấy được đảm bảo an toàn với hệ thống quy chế doanh nghiệp minh bạch, công khai và tận tình cống hiến cho công ty vì biết được mình sẽ được trao thưởng xứng đáng cho những nỗ lực của mình.
Một bộ quy chế tốt sẽ giúp cán bộ nhân viên hài lòng với công ty hơn, thực hiện các kế hoạch, chiến lược tốt hơn.
Từ đó sẽ góp phần quan trọng để doanh nghiệp thực hiện được tầm nhìn sau đó là sứ mệnh.
Quy chế công ty không làm công ty bị chia cắt thành các nhóm nhỏ rời rạc với nhau, ngược lại nó tạo nên một thể thống nhất, hỗ trợ nhau vì mục tiêu chung là đưa doanh nghiệp phát triển, đem lại lợi ích cho các thành viên và xã hội nói chung.
Một khi có quy chế và tuân thủ theo nó thì mỗi bộ phận, mỗi lĩnh vực trong công ty sẽ đi vào nề nếp và hoạt động hiệu quả hơn, phân công, phân nhiệm rõ ràng, không bị chồng chéo về quyền hạn, trách nhiệm hay chức năng hoạt động.