Hris là gì? Bí quyết lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp từng doanh nghiệp của bạn

1. Tổng quan về Hris

1.1 Hris là gì?

HRIS (viết tắt của Human Resources Information System) là hệ thống quản trị nguồn nhân lực, giúp thu thập và lưu trữ thông tin về nhân sự. Hệ thống này cung cấp thông tin về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên và phản ánh toàn diện tiềm năng, hiệu suất của họ. Đồng thời, có khả năng liên kết với các phần mềm khác trong tổ chức và giúp chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực con người. 

1.2 Chức năng của Hris là gì?

• Lưu trữ và sắp xếp, quản lý hồ sơ nhân viên: 

Thông qua tính năng lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ trên hệ thống, doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin nhân viên một cách khoa học và bảo mật cao. Các thông tin được thu thập bao gồm thông tin cá nhân, năng lực, kinh nghiệm và thành tích.

• Quản lý phân cấp tổ chức: 

Chức năng quản lý phân cấp tổ chức giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định và quản lý các cấp bậc cùng chức vụ trong tổ chức một cách hợp lý, hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tổng quan các thông tin cấp bậc trong tổ chức.

• Giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình công việc chuyên nghiệp, bài bản, hệ thống hóa:

Hệ thông thiết lập quy trình tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng lao động và quy trình nghỉ việc. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và trực quan hóa quy trình làm việc chuyên nghiệp.

• Theo dõi quá trình đào tạo và đi làm:

Hệ thống có các tính năng như theo dõi quá trình đào tạo của nhân viên, trạng thái đi làm và nghỉ phép hàng năm. Thông qua đó, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian quản lý và dễ dàng theo dõi quá trình làm việc của nhân viên.

• Hỗ trợ quản lý chấm công và phúc lợi nhân viên: 

Cung cấp công cụ quản lý chấm công, nghỉ phép và giải quyết các vấn đề liên quan đến phúc lợi nhân viên, bao gồm quản lý tiền lương và thưởng. Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng được chế độ phúc lợi phù hợp cho từng cá nhân.

• Quản lý hiệu suất làm việc: 

Hệ thống cung cấp công cụ đo lường hiệu suất nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác năng lực của họ và đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp.

• Tra cứu và đánh giá năng lực nhân viên: 

Cung cấp tính năng tra cứu quá trình làm việc và năng lực của nhân viên. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá và xếp loại, bổ nhiệm một cách hợp lý.

• Báo cáo và đánh giá: 

Cung cấp các tính năng tạo báo cáo chi tiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể đánh giá nhân sự từ tổng quan và chính xác. 

Với các tính năng này, HRIS không chỉ giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự mà còn giảm thiểu công việc thủ công, tăng cường tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý nhân sự của tổ chức.

2. Vai trò của Hris là gì đối với doanh nghiệp

Việc quản lý tốt về nhân sự và nguồn lực là yếu tố căn bản để nâng cao giá trị doanh nghiệp. Hris có thể giúp doanh nghiệp làm tốt nhiệm vụ này nhờ 3 vai trò chính dưới đây:

2.1 Giúp quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự

Truyền thống lưu trữ trong phòng hoặc kho gây khó khăn trong tìm kiếm và có nguy cơ thất lạc. Hệ thống giải quyết vấn đề này bằng cách lưu trữ hồ sơ nhân viên trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi và đảm bảo an toàn thông tin.

HRIS không chỉ quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả mà còn hỗ trợ quản lý nguồn nhân lực. Giúp kiểm soát, thêm bớt thông tin và quản lý nhiều cấp bậc nhân viên trên cùng một hệ thống, giảm thiểu sai sót và tạo ra hồ sơ nhân sự chính xác.

Con người là nguồn lực quan trọng nhất và để tối ưu hóa nguồn lực con người, doanh nghiệp cần sử dụng HRIS. Nó cung cấp dữ liệu về biến động nhân sự, chất lượng lao động và tiềm năng phát triển, giúp điều chỉnh mục tiêu và định hướng hoạt động phù hợp với cơ cấu nhân sự theo từng giai đoạn và bộ phận khác nhau.

=> Xem thêm: Tại sao phải xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự

2.2 Dễ dàng thu thập thông tin

Khi sử dụng phần mềm này, người quản lý có thể dễ dàng truy cập, thu thập và chuyển đổi thông tin nhân sự. Điều này giúp thuận tiện trong thao tác, tra cứu và di chuyển giữa các tài liệu.

Nhờ HRIS, việc truy cập hồ sơ nhân viên trở nên dễ dàng và nhanh chóng qua ứng dụng đám mây. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguy cơ thông tin bị thất lạc.

2.3 Khả năng báo cáo nhanh và chi tiết

Tính năng báo cáo của HRIS cho phép tạo ra các báo cáo chuyên sâu về hiệu suất nhân viên và các số liệu quan trọng như số lượng nhân viên và doanh thu, cung cấp thông tin chi tiết và chiến lược sâu hơn cho quản lý.

Một phần mềm HRIS tùy chỉnh tự động các báo cáo giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành cho phòng HR và doanh nghiệp. Hơn nữa, hệ thống này còn giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu nhân viên bằng cách tự động hóa các quy trình, giảm thiểu lỗi và cải thiện hiệu suất làm việc. Việc tối thiểu các lỗi do con người sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, nguồn lực, dễ dàng quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả.

=> Xem thêm: Khóa học giải phóng lãnh đạo - Công thức 12 bước đào tạo CEO ngồi nhà mà vẫn điều hành công ty

3. Các bước lựa chọn phần mềm Hris phù hợp cho doanh nghiệp

3.1 Tìm hiểu kiến thức về phần mềm Hris là gì

Tìm hiểu tổng quan và các tính năng của hệ thống giúp bạn xác định yêu cầu chi tiết, phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và khả năng triển khai của phần mềm. Bạn có thể nghiên cứu trên Internet, truy cập trang web của các nhà cung cấp phần mềm hoặc liên hệ trực tiếp với bộ phận tư vấn phần mềm.

3.2 Xác định mục tiêu của doanh nghiệp khi triển khai Hris là gì

Bước xác định mục tiêu khi triển khai giúp doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của mình. Điều này bao gồm việc xác định chi tiết các yêu cầu, phù hợp với chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Xác định rõ mục tiêu giúp dễ dàng tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm phù hợp và xây dựng kế hoạch triển khai.

Trong quá trình xác định mục tiêu, việc phân tích các chức năng cần quản lý, dữ liệu muốn thu thập, báo cáo cần thiết và các quy trình cần triển khai là rất quan trọng. Thảo luận và lấy ý kiến từ các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp giúp đảm bảo các yêu cầu được đồng bộ và nhất quán. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án triển khai được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh.

3.3 Xác định ngân sách cho Hris

Việc xác định ngân sách tương đối giúp xác định nhóm nhà cung cấp để mời phỏng vấn và trải nghiệm bản dùng thử (demo). Có thể chọn mua phần mềm trọn gói hoặc chia ra từng giai đoạn triển khai theo tháng, theo năm để phù hợp với dòng tiền từ doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo sự cân nhắc và linh hoạt trong việc quản lý ngân sách cho dự án.

3.4 Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Khi lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để triển khai hệ thống, bạn cần xem xét ít nhất 3-5 nhà cung cấp và tiến hành các bước sau. Đầu tiên, yêu cầu báo giá và tài liệu chi tiết, sau đó nghiên cứu thêm về nhà cung cấp. Thông tin cần xem xét bao gồm đội ngũ nhân viên, số năm kinh nghiệm hiện có, doanh thu, chiến lược sản phẩm và danh sách khách hàng tương tự.

Sau đó, doanh nghiệp nên tiến hành gặp gỡ nhân viên tư vấn và dùng thử sản phẩm để so sánh. Điều này giúp đảm bảo sự chọn lựa chính xác nhất. Ngoài ra, cũng cần tham khảo uy tín của nhà cung cấp và đánh giá từ khách hàng trước đó để có quyết định tốt nhất.

3.5 Xác định phạm vi triển khai hệ thống Hris

Tùy thuộc vào phạm vi yêu cầu của doanh nghiệp và khả năng của nhà cung cấp, bạn sẽ xác định được phần mềm có sẵn, cần tinh chỉnh hoặc phát triển thêm. Việc này cũng giúp đưa ra thời gian và giai đoạn triển khai cụ thể giúp lựa chọn  nhà cung cấp phù hợp.

3.6 Thương lượng, đàm phán với nhà cung cấp

Việc thương lượng với các nhà cung cấp trong danh sách lựa chọn giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh dựa trên các tiêu chí đã đề ra. Dựa trên bảng đánh giá, bạn sẽ thương lượng để đảm bảo rằng yêu cầu, phạm vi dự án, chi phí, lộ trình triển khai và các dịch vụ hỗ trợ đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp. 

Đối với doanh nghiệp lớn, việc xem xét kỹ chiến lược phát triển phần mềm và các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp cũng rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và phù hợp với chiến lược kinh doanh.

3.7 Ra quyết định ký kết hợp đồng

Nếu bạn thực hiện đầy đủ các bước trên và có bảng đánh giá yêu cầu, bạn sẽ dễ đưa ra quyết định, đạt được sự thống nhất và đồng thuận cao hơn với nhà cung cấp. Sau khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp sẽ phối hợp với bên cung cấp để triển khai phần mềm cho nội bộ. 

Lưu ý rằng việc đưa phần mềm mới vào sử dụng ban đầu có thể gây bỡ ngỡ và xáo trộn trong công việc, vì vậy người quyết định và cấp quản lý cần chọn thời điểm phù hợp để triển khai dần dần. Trong quá trình thay đổi, hãy giữ liên hệ thường xuyên với nhà cung cấp để nhận được sự hỗ trợ cần thiết.

=> Xem thêm: 30+ phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp vừa đến lớn

4. Khám phá 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm Hris phù hợp cho doanh nghiệp

4.1 Tính linh hoạt và khả năng kết nối với các hệ thống khác

Trước khi chọn hệ thống phù hợp, cần xem xét khả năng linh hoạt và tính kết nối với các hệ thống khác. Điều này bao gồm việc đánh giá khả năng cập nhật dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như Excel, cơ sở dữ liệu khác và khả năng nhập liệu từ tài liệu giấy. Hệ thống HRIS cần có khả năng tương tác và trao đổi thông tin với các hệ thống khác như tính lương, thưởng, tuyển dụng để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho quản lý nhân sự.

Để đạt hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần chọn một hệ thống HRIS có khả năng lưu trữ và quản lý toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp đảm bảo tính linh hoạt trong việc mở rộng văn phòng, thay đổi chế độ, chính sách đãi ngộ và đồng thời phản ánh khả năng phát triển của hệ thống phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp.

4.2 Xem xét thời gian triển khai và chi phí đào tạo đội ngũ nhân viên

Khi xem xét thời gian triển khai và đào tạo đội ngũ nhân viên cho hệ thống HRIS, không chỉ cần quan tâm đến thời gian cụ thể mà còn cần đánh giá chi phí đi lại và thời gian đào tạo. Nhân sự cần được tiếp cận thông tin cần thiết để có nhận thức đầy đủ về tất cả các chi phí liên quan, bao gồm cả chi phí cứng và chi phí phát sinh trong quá trình triển khai phần mềm.

=> Xem thêm: Các chương trình đào tạo CEO, quản lý giúp quản trị nhân sự hiệu quả.

4.3 Tính bảo mật và quản lý dữ liệu

Khi chọn hệ thống, tính bảo mật và quản lý dữ liệu là một yếu tố quan trọng cần xem xét. Nền tảng phần mềm trực tuyến cần có các biện pháp bảo mật như sao lưu hàng ngày, máy chủ dự phòng và các lớp bảo vệ thông tin. Đồng thời, việc phân quyền truy cập theo mức độ và chức danh của từng nhân sự cũng là điều cần được quan tâm. Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu cá nhân để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình quản lý thông tin nhân sự.

4.4 Thử nghiệm tính thuận tiện khi nhân viên sử dụng

Khi chọn hệ thống, việc thử nghiệm tính thuận tiện khi nhân viên sử dụng là rất quan trọng. Hệ thống nên cho phép nhân viên tự cập nhật thông tin cá nhân, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Đồng thời, tính năng phân quyền tự phục vụ sẽ hướng dẫn nhân viên một cách đơn giản và dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho sự chấp nhận từ phía họ. 

5. Kết bài

Bài viết đã giới thiệu về hệ thống quản lý nhân sự HRIS và cung cấp các bước hướng dẫn để triển khai hệ thống này. Nếu bạn muốn sở hữu quy trình xây dựng doanh nghiệp tự động hóa, hệ thống, bài bản, đừng ngần ngại liên hệ ngay PDCA. Hotline: 0899.598.668 (Phím 2)