TẤT CẢ NHỮNG GÌ BẠN CẦN BIẾT VỀ CÔNG VIỆC CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ

1.  Khái niệm người quản lý là gì?

Trong một doanh nghiệp, người quản lý là người có trách nhiệm quản lý, điều hành và giám sát các hoạt động để đạt được mục tiêu của tổ chức đó. Người quản lý đảm nhận nhiều trách nhiệm khác nhau, bao gồm quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, tiếp thị và nhiều lĩnh vực khác. 

2. Các công việc của người quản lý là gì?

2.1. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một trong những công việc quan trọng của người quản lý. Đây là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và đưa ra các kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó.

Trước khi lập kế hoạch, người quản lý cần phải thấu hiểu tình hình và điều kiện hoạt động của tổ chức để đưa ra các phương án và giải pháp hợp lý.

Sau khi đã hiểu rõ tình hình, người quản lý sẽ tiến hành lập kế hoạch chi tiết, bao gồm xác định mục tiêu cụ thể, các hoạt động cần thực hiện và thời gian hoàn thành. Họ cũng cần phải định rõ các chỉ tiêu đánh giá và phương pháp đo lường để theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch.

Bên cạnh đó, người quản lý cần phải đưa ra các kế hoạch khả thi và phù hợp với tài nguyên và ngân sách của tổ chức. 

2.2. Dự báo tương lai

Việc dự báo tương lai là rất quan trọng trong việc định hướng cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp và xác định các bước tiếp theo.

Việc này giúp người quản lý đưa ra những quyết định hiệu quả và đúng đắn, giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận. 

Để thực hiện công việc dự báo tương lai, người quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng về ngành, khả năng phân tích và đánh giá tình hình thị trường, đồng thời áp dụng các phương pháp và công cụ phân tích dữ liệu hiện đại.

Việc đào tạo và tiếp tục cập nhật kiến thức cũng là yếu tố quan trọng giúp người quản lý nâng cao năng lực và khả năng dự báo tương lai.

2.3. Tổ chức

Trong vai trò người quản lý, việc tổ chức là một phần không thể thiếu để đảm bảo sự thuận lợi và hiệu quả trong quá trình hoạt động.

Cụ thể, công việc tổ chức của người quản lý bao gồm việc phân chia công việc cho các thành viên trong đội nhóm, sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ và lên lịch làm việc sao cho phù hợp với tiến độ và mục tiêu của tổ chức.

Người quản lý cần phân bổ công việc một cách hợp lý và công bằng và phải có kế hoạch dự phòng để đối phó với các tình huống không mong muốn và thay đổi trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, tổ chức còn bao gồm việc thiết lập các quy trình và quy định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình thực hiện công việc. 

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo:

2.4.  Tạo động lực cho nhân viên

Để tạo động lực cho nhân viên, người quản lý cần có khả năng lắng nghe và hiểu được nhu cầu của nhân viên. Thông qua các cuộc trò chuyện và đánh giá khách quan về mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, người quản lý có thể đưa ra các chính sách phù hợp để tạo động lực cho nhân viên.

Ngoài ra, việc tạo ra môi trường làm việc thân thiện, tạo sự gắn kết giữa các nhân viên và đưa ra các hình thức thưởng phạt công bằng và hợp lý cũng là những yếu tố quan trọng để tạo động lực cho nhân viên.

2.5. Đào tạo và phát triển năng lực của nhân viên

Đào tạo và phát triển năng lực của nhân viên là một trong những nhiệm vụ không thể thiếu của người quản lý.

Để đạt được mục tiêu này, người quản lý cần phải tìm hiểu và đánh giá đúng năng lực, kỹ năng và nhu cầu đào tạo của từng nhân viên trong tổ chức.

Đối với nhân viên mới, người quản lý cần phải cung cấp đầy đủ kiến thức, kỹ năng và văn hóa doanh nghiệp để giúp họ nhanh chóng thích nghi và hoạt động hiệu quả.

Bên cạnh đó, người quản lý cần tạo điều kiện để nhân viên có thể học hỏi và phát triển kỹ năng của mình thông qua các khóa đào tạo hoặc các chương trình phát triển năng lực.

Việc đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn giúp cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đồng thời tạo cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của nhân viên và tăng tính cạnh tranh cho tổ chức.

2.6. Tuyển chọn nhân tài

Việc tuyển chọn nhân tài cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của người quản lí bởi việc này có tầm ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của tổ chức.

Người quản lý cần phải có một quy trình tuyển chọn rõ ràng, từ việc phân tích nhu cầu nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng, đăng tải thông tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn, kiểm tra thông tin ứng viên đến quyết định tuyển dụng.

Việc này cũng đòi hỏi người quản lý phải có một chiến lược tuyển dụng thích hợp, đưa ra một mức lương hợp lý và hấp dẫn để thu hút nhân tài, cũng như phải đảm bảo quy trình tuyển dụng được diễn ra công bằng. 

Việc tuyển chọn nhân tài không chỉ giúp người quản lý đưa vào đội ngũ những nhân viên có năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với công việc, mà còn giúp đẩy mạnh sự phát triển của tổ chức trong tương lai.

2.7. Kiểm tra, giám sát

Nhiệm vụ cuối cùng của người quản lý là công tác kiểm tra và giám sát.

Trong quá trình làm việc, người quản lý phải liên tục theo dõi, đánh giá và kiểm soát các hoạt động của bộ phận hay đơn vị mà mình quản lý.

Bằng cách này, người quản lý có thể phát hiện ra các vấn đề, sai sót và hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề kịp thời.

Công việc này đòi hỏi sự chú ý đến các chi tiết nhỏ, kỹ năng quản lý thời gian và khả năng phát hiện sự khác biệt trong hoạt động hàng ngày của bộ phận hoặc đơn vị.

Đồng thời, người quản lý cần phải xác định và đánh giá các tiêu chuẩn hiệu quả và các mục tiêu đã được đặt ra, để đảm bảo các hoạt động được thực hiện đúng cách và đạt được kết quả như mong đợi.

Ngoài ra, người quản lý cũng phải thường xuyên cập nhật và giám sát tiến độ thực hiện dự án hay kế hoạch.

Bằng cách này, họ có thể sớm phát hiện ra các vấn đề, điều chỉnh kế hoạch và đưa ra những quyết định đúng đắn để đảm bảo sự thành công của dự án.

3. Các kỹ năng và phẩm chất của người quản lý 

3.1. Kiến thức chuyên môn sâu rộng

Đây là yếu tố cần thiết giúp người quản lý có khả năng đưa ra những quyết định đúng đắn, xử lý các vấn đề phát sinh một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức.

Để cập nhật kiến thức chuyên môn, người quản lý có thể tham gia các khóa đào tạo, hội thảo, hoặc đọc các tài liệu, sách báo về lĩnh vực của mình.

Điều này giúp người quản lý cập nhật những kiến thức mới nhất và phát triển kỹ năng chuyên môn của mình.

Tuy nhiên, việc cập nhật kiến thức chỉ là một phần trong việc phát triển kỹ năng chuyên môn, người quản lý cần phải có khả năng áp dụng kiến thức đó vào thực tiễn để đưa ra các quyết định thông minh và hiệu quả.

3.2. Khả năng lãnh đạo

Để thành công trong vai trò này, người quản lý cần có khả năng lãnh đạo thúc đẩy đội nhóm, tạo động lực và định hướng mục tiêu chung.

Điều này yêu cầu người quản lý phải có khả năng thuyết phục và ảnh hưởng đến nhân viên của mình để đạt được các mục tiêu cụ thể.

Kỹ năng lãnh đạo cũng bao gồm khả năng đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách chủ động và hiệu quả.

Người quản lý cần có tư duy sáng tạo và linh hoạt để tìm ra các giải pháp thích hợp cho các vấn đề phát sinh.

Ngoài ra, khả năng quản lý thời gian, phân công công việc và quản lý tài nguyên cũng là các kỹ năng lãnh đạo quan trọng mà người quản lý cần phải có.

3.3. Biết cách ngoại giao và đàm phán tốt

Kỹ năng ngoại giao và đàm phán là một trong những kỹ năng cần thiết của người quản lý để có thể thực hiện các mối quan hệ đối ngoại và đàm phán hiệu quả với các đối tác kinh doanh, khách hàng, đồng nghiệp và các bên liên quan khác.

Người quản lý cần phải có kiến thức và hiểu biết về văn hóa, tập quán, thói quen của các bên liên quan khác, cũng như nắm vững các kỹ năng mềm như giao tiếp, thuyết phục, lắng nghe, đàm phán và giải quyết xung đột.

Ngoài ra, người quản lý cần phải biết cách tạo mối quan hệ tốt với các đối tác, bằng cách tôn trọng và thể hiện sự quan tâm đến lợi ích của các bên liên quan.

Việc đàm phán hiệu quả và giải quyết xung đột trong các mối quan hệ kinh doanh sẽ giúp người quản lý xây dựng được mối quan hệ bền vững và lâu dài với các đối tác, từ đó mang lại lợi ích cho tổ chức mà họ đang quản lý.

3.4. Tính quyết đoán

Tính quyết đoán giúp người quản lý đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng trong các tình huống khó khăn, thay đổi, hoặc có tính đột biến.

Điều này yêu cầu người quản lý phải có khả năng phân tích và đánh giá các thông tin và tình huống một cách nhanh chóng và hiệu quả để đưa ra quyết định đúng đắn.

Sự quyết đoán cũng giúp người quản lý đưa ra những quyết định dựa trên sự hiểu biết về ngành nghề, thị trường, và môi trường kinh doanh để giải quyết các vấn đề một cách chuyên nghiệp và tối ưu nhất. 

Để rèn luyện tính quyết đoán một cách hiệu quả, người quản lý cần phải có sự tự tin và kiên định trong quyết định của mình. Đồng thời, họ cũng phải chuẩn bị sẵn sàng cho những hậu quả có thể xảy ra sau khi đưa ra quyết định. 

3.5. Tinh thần trách nhiệm

Tinh thần trách nhiệm là phẩm chất quan trọng nhất của một người quản lý. Một người quản lý tinh thần trách nhiệm sẽ đảm bảo rằng những việc cần làm được thực hiện đầy đủ và đúng thời hạn.

Họ sẽ luôn có ý thức rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mình đối với công ty và nhân viên của mình,  không trốn tránh hoặc đổ lỗi cho người khác khi xảy ra vấn đề.

Tinh thần trách nhiệm cũng bao gồm khả năng thể hiện sự chuyên nghiệp và đạo đức trong công việc của mình. 

Bài viết trên cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về công việc của người quản lý. Hy vọng bài viết này hữu ích cho những ai đang muốn tìm hiểu và rèn luyện trở thành một người quản lí tốt trong tương lai.

PDCA gửi tặng bạn khóa học 5 cấp độ quản lý giúp phát triển bản thân và giải phóng lãnh đạo: