Tại Sao Cần Và Bắt Buộc Phải Xây Dựng Quy Trình Ngay Bây Giờ?

A chào bạn, welcome bạn trở lại với Hoangdinhtrong.Com. Lại đây, Trọng muốn chia sẻ với bạn về một sự kiện đang làm náo động công ty Trọng trong vài tuần lại gần đây. Tuần vừa rồi , công ty Trọng đang thiết lập bộ quy trình chuẩn cho sự kiện, kể ra phải gần 100 quy trình. Mỗi cá nhân nhận làm từ 10 đến 20 quy trình.Mọi người hăng say làm quy trình, thi đua làm quy trình. Chưa bao giờ làm việc lại rôm rả như thế. Chẳng mấy chốc mà mục tiêu chuyên nghiệp hóa của PDCA trong 2015 sẽ sớm hoàn thiện.

Quy trình hóa

Nhưng mà này, Trọng hỏi thật bạn, khi bạn giao quy trình xuống cho nhân viên, họ có hào hứng làm không, họ có say sưa với nó không, hay chỉ làm đối phó.

Điều đó là đương nhiên, bởi vì có một cái này mà bạn đang thiếu, một cái mà lúc nào Trọng cũng nói với bạn, cũng tâm sự với bạn qua các bài viết. Bạn có nhớ là gì không nào?

Chính xác! Làm giàu công việc!

Làm giàu công việc

Trước khi bạn muốn làm như thế nào thì tại sao mới là cái quan trọng. Giả sử bạn gặp một vấn đề gì đó? Bạn chỉ cần gõ vài chữ lên là bác google trả về vài nghìn đến vài chục nghìn kết quả, bạn sẽ biết mình phải làm bước này, bước kia. Nhưng nhìn lại đi, đa phần đều không làm được, đều không hiệu qủa. Lí do là vì bạn chưa rõ tại sao phải làm, chưa biết ý nghĩa thì cách làm chả có ý nghĩa gì cả.Con người làm việc theo cảm xúc, nếu cảm xúc không tốt, họ không thấy ý nghĩa công việc thì họ sẽ không muốn làm, nếu có làm thì sẽ làm đối phó.

Vậy thì bây giờ, Trọng sẽ cùng bạn đi tìm hiểu ý nghĩa của quy trình nhé.

Lí do phải xây dựng quy trình

Tại sao lại phải xây dựng quy trình? Và bạn sẽ phổ biến cho nhân viên như thế nào để họ hăng say và hừng hực khí thế xâydựng quy trình.

Điều đầu tiên đó là sự nhân bản. Khi bạn có quy trình rồi, mọi việc sẽ nhân bản cực nhanh.

Tưởng tượng khi lần đầu tiên bạn học viết chữ, bao giờ bạn cũng học bảng chữ cái đầu tiên, bước kế tiếp bạn mới học các nguyên âm, phụ âm và cách ghép chúng với nhau. Sau đó mới đến viết các chữ hoàn chỉnh. Rồi tập viết các bài viết dài hơn. Cuối cùng bạn có thể viết cả một trang báo.

Quy trình hóa

Cách bạn học viết như vừa rồi chính là quy trình để bạn từ một người chưa biết chữ thành một người biết chữ và quy trình đó đã giúp cho hàng triệu, hàng chục triệu người VIệt Nam biết chữ, biết viết tiếng Việt. Bạn đã thấy sức mạnh của sự nhân bản chưa?

Sắp tới PDCA sẽ phát triển vào Nam, vì vậy xây dựng xong quy trình sự kiện thì việc nhân bản một một đội ngũ tổ chức sự kiện là cực nhanh và dễ dàng, để các học viên của PDCA ở Nam lại được phục vụ chuyên nghiệp không kém gì các học viên ở Bắc phải không nào?

Ý nghĩa thứ hai của quy trình đó là tính kế thừa.

Bạn có nhận thấy trong thời đại công nghệ này mọi thứ ngày càng mọi thứ ngày càng nhanh hơn. Đơn giản như thủ tục hành chính đang từ 3 cửa, 5 cửa chỉ con 1 cửa. Tại sao lại làm được điều đó?

Khi nhìn vào một quy trình, trải nghiệm nó người ta sẽ nhìn ra các bước không cần thiết hoặc các cách làm để công việc được nhanh hơn. Nếu không có quy trình người ta sẽ không nhìn ra những sai sót đó và khó có thể sửa chữa.

“Không có level 1 sẽ không có level 2.”

Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và bản chất trí nãovốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.

Vì sao môt người du khách đi đến một vùng đất lạ , họ nhận ra được rất nhiều cái mới mẻ còn người dân sống ở đấy lâu năm lại không nhìn ra. Tương tự một người mới nhìn vào một quy trình được xây dựng từ một nhân viên cũ sẽ nhận ra những yếu sót và cả  phương pháp để cải tiến lên.

Xây một lần nhưng từ đó công ty của bạn sẽ mãi đi lên.

Ý nghĩa thứ ba của xây dựng quy trình đó là Giải phóng lãnh đạo.

Khi một người khác có thể thay thể bạn làm một việc gì đó tốt bằng bạn thậm chí tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì bạn có thể làm một công việc khác, đối đầu với một thử thách mới, bạn sẽ không còn những giờ phút khổ sở giải quyết sự vụ hàng ngày nữa, những lỗi nhỏ nhặt khiến bạn tốn thời gian sẽ mãi mãi biến mất.

“Anh ơi, việc này làm như thế nào?”
“Khách hàng phàn nàn, em phải làm sao?”

…..

Tất cả sẽ đi vào dĩ vãng.

Có quy trình là bạn đã chuyển giao toàn bộ tinh hoa, kinh nghiệm, các phương án xử lý cho người mới và khi đó họ sẽ tự động làm việc và bạn sẽ thoải mái tự do để làm các công việc khác quan trọng hơn. Như vậy là bạn đã được Giải Phóng! Chúc mừng bạn!

Ok như vậy đã đủ Động Lực để bạn bắt đầu một chiến dịch xây dựng quy trình cho toàn bộ công ty chưa?

Các công ty đa quốc gia họ đều có một kho rất rất nhiều những quy trình. Bạn có thể có 1 kho hay vài kho quy trình nhỉ?

Cách xây dựng chi tiết thì Trọng chia sẻ trong khóa Tự động hóa doanh nghiệp, nếu bạn  hứng thú muốn sở hữu một kho quy trình để Giải Phóng thì đến học với Trọng nhé.

Đôi chút chia sẻ bên cốc cà phê buổi sáng.

Trọng

Viết bình luận