Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp gấp đôi năng suất

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng sắp xếp, phân bổ thời gian cho mỗi công việc một cách hợp lý giúp đạt hiệu quả cao và tăng năng suất làm việc. Đây cũng là kỹ năng mềm vô cùng quan trọng mà các nhà tuyển dụng hay dùng trong đánh giá ứng viên.

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể. Bạn nên lên kế hoạch chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mục tiêu đề ra. Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt thì hiệu quả công việc mang lại sẽ được nâng cao. 

>>>> Tham khảo: Khóa học quản lý cấp trung online ngắn hạn

2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Bạn đang hoạt động ở lĩnh vực nào thì kỹ năng quản lý thời gian đóng góp rất nhiều cho công việc của bạn. Ngoài ra, quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong cuộc sống. Có thể kể đến một vài lợi ích của phương pháp quản lý thời gian tốt mang lại như:

• Nâng cao năng suất làm việc: Biết cách quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch cũng như các nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Với danh sách này, bạn sẽ tập trung và hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng. Từ đó tăng hiệu quả, hoàn thành chỉ tiêu KPI trong công việc.

• Giảm bớt áp lực công việc: Thiếu kỹ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực. Nhưng nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn sẽ tránh được áp lực "deadline".

• Tạo động lực hành động: Thói quen xấu như trì hoãn công việc sẽ gây tác hại khôn lường cho cá nhân, tập thể. Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ được thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được đặt ra với mục tiêu rõ ràng.

3. Các bước nâng cao kỹ năng quản lý thời gian

Dưới đây là các bước giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể vận dụng trong cuộc sống cũng như trong công việc của mình:

3.1 Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc 

Đây là bước đầu tiên nhưng lại mang tính chất quyết định đến sự thành công hay thất bại của bản kế hoạch. Dựa vào bảng kế hoạch tuần, kế hoạch tháng, bạn phải tính toán và liệt kê những việc mình làm trong ngày hôm sau. Các công việc càng đầy đủ, càng rõ ràng bao nhiêu thì sự chủ động trong việc thực hiện càng thuận lợi bấy nhiêu.

Bước này giúp định hình rõ nội dung, nhiệm vụ cụ thể cần làm và cũng tránh bỏ quên, bỏ sót những nội dung công việc quan trọng.

>>>> Tham khảo: Lớp học quản trị kinh doanh chuyên nghiệp

3.2 Bước 2: Lựa chọn 3 - 5 nhiệm vụ quan trọng nhất

Để làm việc hiệu quả chúng ta phải lựa chọn giải quyết những công việc quan trọng, khẩn cấp theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Nếu ôm đồm, giải quyết nhiều việc cùng lúc sẽ dẫn đến quá tải, stress, mất tập trung, kém hiệu quả - đây cũng là lỗi hay gặp của người thiếu kỹ năng quản lý thời gian. 

Việc quan trọng là những việc cần làm gấp, nếu không làm ngay sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, thậm chí là tới sự phát triển của công ty. Sau khi lựa chọn được 3-5 việc quan trọng trong ngày, bạn tiến hành sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ cao xuống thấp. Khi nào hoàn thành việc này rồi thì mới nên dành thời gian cho những việc khác.

3.3 Bước 3: Tính thời gian cho từng việc

Sau khi đã liệt kê và lựa chọn được các công việc cần làm, bước tiếp theo là tính lượng thời gian cần thiết cho từng công việc. Việc giới hạn thời gian cho từng việc sẽ giúp bạn bám sát với kế hoạch tốt hơn. 

>>>> Xem thêm: Quản trị tài chính doanh nghiệp - Tìm hiểu tầm quan trọng

3.4 Bước 4: Sắp xếp thời gian biểu

Việc lập thời gian biểu giúp bạn chủ động và phân bố thời gian một cách hợp lý, tránh được tình trạng sa đà vào thực hiện một công việc mà quên thời gian dành cho các công việc khác. Như vậy bạn đã có trong tay một bản kế hoạch với thời gian biểu rõ ràng, chính xác rồi. Bạn biết được cần làm việc gì trước, trong khoảng thời gian nào, với thời gian cho phép tối đa là bao nhiêu.

3.5 Bước 5: Lập kế hoạch 5 phút cho ngày hôm sau

Đây là một bước mà rất nhiều CEO thiếu kỹ năng quản lý thời gian sẽ bỏ qua. Khi gần kết thúc công việc của ngày hôm nay, bạn kiểm tra lại xem mức độ hoàn thành công việc của mình tới đâu.

Cảm giác một ngày trôi qua và mình đã làm được những điều tuyệt vời thật hạnh phúc, sung sướng, tự hào. Đừng quên bỏ ra 5 phút cuối ngày để lập kế hoạch cho hôm sau. 

Khi mọi thứ đi vào khuôn khổ thì việc quản lý thời gian sẽ trở nên rất nhẹ nhàng. Thường sẽ mất 2-3 tháng lặp đi lặp lại thường xuyên, liên tục, quyết liệt và triệt để thì sẽ tạo thành thói quen. 

>>>> Tham khảo: Tìm hiểu về 6 phong cách lãnh đạo

4. Một số lưu ý khi rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

• Không nên quá cầu toàn khi lập kế hoạch quản lý thời gian: Quan trọng nhất là bạn hãy bắt đầu hành động. Nếu cứ đợi chờ khi nào có thời gian, khi nào có đồng đội mới làm thì sẽ chẳng bao giờ có thể bắt đầu.

• Nên mang theo cuốn sổ nhỏ và bút: Điều này giúp bạn có thể nhanh chóng ghi lại những điều quan trọng, không trong kế hoạch để có thể xử lý kịp thời.

• Ghi nhật ký về việc quản lý thời gian: Nó giúp bạn nhìn lại chặng đường đã qua và có những bài học để tối ưu việc quản lý thời gian tốt hơn.

Những bài viết nổi bật khác:

• Quản trị khủng hoảng là gì? Lập kế hoạch quản trị khủng hoảng
• 11 kỹ năng quản lý công việc hiệu quả của người thành công

Trên đây là những nội dung rất thiết yếu về kỹ năng quản lý thời gian dành cho mọi người. Quản lý thời gian tưởng là việc nhỏ nhưng đó là điều nên làm mỗi ngày để bạn được nâng cao năng suất và có những thành công mới. Nếu như bạn còn những băn khoăn thì đừng ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0899.598. 668 để nhận tư vấn miễn phí. Theo dõi bài viết của PDCA để học hỏi thêm các kỹ năng cần thiết nhé.