DOANH NGHIỆP BÀI BẢN LÀ GÌ?

DOANH NGHIỆP BÀI BẢN LÀ GÌ?

Doanh nghiệp bài bản bao gồm nhiều yếu tố: Hệ thống cơ cấu tổ chức, bố trí công việc, cơ chế vận hành, kiểm soát nội bộ,…

Thông thường, các doanh nghiệp thường xây dựng ngay một sơ đồ tổ chức kèm theo các chức danh cho công ty mình khi bắt đầu bước vào hoạt động sản xuất kinh doanh chính thức. Sơ đồ tổ chức có thể được "tham khảo" từ một công ty/ mô hình nào đó trước đó đã thấy, hoặc đơn giản hơn là căn cứ vào các nhân sự hiện có cùng mối quan hệ của những người sáng lập, người chủ, người quản lý cấp cao ngay trong thời kỳ đầu.

Đây là cách làm “truyền thống”, đã lưu truyền nhiều năm nay trong cộng đồng kinh doanh. Cách làm này không sai, nhưng để hỏi rằng đã tốt chưa thì e rằng “chưa tốt”.

VÌ SAO PHẢI LÀM DOANH NGHIỆP BÀI BẢN?

Tại sự kiện 1000 CEO do Công ty TNHH Đào tạo Tư vấn PDCA tổ chức, ông Hoàng Đình Trọng đã đưa ra thông điệp: “Xây dựng công ty một cách bản năng, chắp vá, chỉ đơn thuần là săn các đầu việc và giao xuống cho nhân viên sẽ khiến lãnh đạo doanh nghiệp rơi vào sự vụ và dần mất kiểm soát. Ngược lại, có hệ thống tốt, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một “đế chế” không phụ thuộc vào vị trí nào, kể cả chính chủ doanh nghiệp.”

Lấy ví dụ về hình ảnh doanh nghiệp do chính tay Chủ tịch Hoàng Đình Trọng xây dựng cách đây 10 năm là công ty TST, ông đã quản lý khá dễ dàng khi TST chỉ có 10 nhân viên. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp tăng lên 20 người, 30 người rồi đỉnh điểm là 60 người, ông hoàn toàn mất kiểm soát. Đây cũng là thực tế mà khá nhiều doanh nghiệp Việt đang gặp phải vì theo nghiên cứu của PDCA, nhiều doanh nghiệp không kịp tổ chức sinh nhật lần thứ 3 của mình.

Lý do nằm ở các CEO đi lên từ nghề, họ rất giỏi trong chuyên môn nhưng trong quản lý công ty, họ mới ở giai đoạn nhập môn nên thường thiếu tư duy làm doanh nghiệp bài bản. Họ xây dựng công ty một cách bản năng, chắp vá, chưa biết cách điều hành công ty theo đúng nghĩa mà chỉ đơn thuần là săn các đầu việc và giao xuống cho nhân viên.

Ý NGHĨA CỦA VIỆC LÀM DOANH NGHIỆP BÀI BẢN

Trong hành trình đi tìm bí mật thành công của những công ty Nhật, ông Hoàng Đình Trọng đã tỏ ra rất bất ngờ khi công ty có tới 5.700 người mà hệ thống vẫn chạy êm ru và điều đặc biệt là nhân viên đều rất khâm phục lãnh đạo và nguyện cống hiến cả đời cho doanh nghiệp. Điều này đã thôi thúc ông tìm hiểu bí mật đằng sau các công ty lớn này. Sau thời gian nghiên cứu, ông nhận ra đa phần các doanh nghiệp đều đã xây dựng thương hiệu, quy trình tự động, bài bản và có hệ thống.

Thay vì chỉ tập trung vào việc bán hàng, chủ doanh nghiệp nên đầu tư thêm thời gian, trí lực để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp, quản lý trong công ty một cách bài bản, khoa học.

•    Có hệ thống tốt, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một “đế chế” không phụ thuộc vào con người hay chính bản thân chủ doanh nghiệp.

•    Có hệ thống tốt, chủ doanh nghiệp có thể điều hành nhiều nhưng vẫn nhàn, vẫn có thời gian bên gia đình, bạn bè. Mỗi tuần họ đến họp với công ty một lần, định hướng kế hoạch tuần tới và truyền động lực cho nhân viên… nhưng doanh thu vẫn tăng vượt trội.

•    Có hệ thống cũng là điều kiện để CEO có thể nhân bản, mở rộng quy mô doanh nghiệp.

Tuy nhiên, câu chuyện xây dựng hệ thống luôn gắn với con người, nhân sự có thể đào tạo kiến thức nhưng thái độ làm việc mới là quan trọng bởi thái độ tích cực sẽ tạo ra hứng khởi cho cả doanh nghiệp còn thái độ tiêu cực sẽ tạo ra năng lượng xấu kéo cả doanh nghiệp đi xuống.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ DOANH NGHIỆP BÀI BẢN?

Dưới đây là một số gợi ý mà bạn có thể tham khảo:

- Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự, công việc phải nhằm phục vụ thực thi chiến lược. Sau khi hoạch định xong chiến lược thì tìm ra trọng điểm hành động, mục tiêu và các KPIs đo lường.

- Chiến lược là xác lập "thế trận" và lựa chọn "cách chơi", vì thế xây dựng tổ chức, bố trí vị trí công việc là để phù hợp với từng thế trận, từng khối lượng công việc theo các mốc thời gian.

- Tiếp đến là chi tiết hoá các cơ cấu tổ chức, cụ thể cho từng phòng ban chức năng và danh mục vị trí cho nhân sự, mô tả rõ các nhiệm vụ của phòng, vai trò của phụ trách phòng, trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi. 

- Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ từ các quy chế, quy chuẩn, quy định, quyền hạn, trách nhiệm nội bộ để tạo nên môi trường kiểm soát, hệ thống kế hoạch, báo cáo, lưu trữ & bảo vệ hồ sơ, tài liệu, giao tiếp nội bộ...giúp hình thành qui trình ra quyết định và xử lý công việc, các quy định, hành động truyền thông nội bộ, đào tạo nội bộ.

PDCA là công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực đào tạo, tư vấn doanh nghiệp. Với sứ mệnh giúp các chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công, tự động hóa doanh nghiệp để giải phóng lãnh đạo và nhân bản doanh nghiệp, PDCA đã tổ chức được hơn 200 khóa học, với sự tham gia của hơn 22.000 học viên, qua đó giúp các CEO làm doanh nghiệp bài bản hơn, đặc biệt là với doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp khởi nghiệp.