• info@pdca.vn
  • 0899.598.668

Chu trình PDCA là gì? Quy trình xây dựng chu trình PDCA

Ngày đăng: 28/04/2022

Thế nào là chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh)? Quy trình hoạt động như thế nào? Đồng thời, chu trình trên đóng vai trò quan trọng ra sao trong hệ thống quản lý chất lượng mà bạn cần lưu tâm? Hãy khám phá cách vận hành của chu trình này qua bài viết dưới đây của PDCA nhé!

>>>> Tham khảo: Khoá học tự động hoá doanh nghiệp

1. Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là quy trình được cải tiến liên tục. Trước đây, PDCA được trình ra như các bước công việc theo thứ tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có. Giờ đây, PDCA được coi như công cụ quan trọng không thể thiếu trong hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 14001…). Do đó, PDCA là viết tắt của các từ sau:

  • Plan: Lập kế hoạch.
  • Do: Thực hiện kế hoạch đã lập.
  • Check: Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
  • Act: Thực hiện điều chỉnh, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A hoàn toàn mới.

PDCA là quy trình được cải tiến liên tục

2. Chu trình PDCA mang lại lợi ích gì trong doanh nghiệp

Chu trình PDCA được đánh giá là công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích kinh tế mang lại cho doanh nghiệp. Thông qua, ký hiệu viết tắt của P-D-C-A thì bạn có thể hình dung dễ dàng về vai trò của quy trình này trong việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

  • Cơ sở giúp các quy trình liên tục cải tiến để hoàn thành mục tiêu đề ra.
  • Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất, kinh doanh theo cách hiệu quả, toàn diện.
  • Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn.
  • Linh hoạt áp dụng trong nhiều hệ thống quản lý khác nhau như ISO 9001, ISO 22000…
  • Đảm bảo hiệu lực cho hoạt động giám sát các quy trình, dự án.
  • Nâng cao hiệu suất lao động của cán bộ nhân viên trong công ty.
  • Gia tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường đó.

PDCA được đánh giá là công cụ quản lý hữu hiệu

>>>> Xem thêm: Khoá học tự động hoá doanh nghiệp

3. Cách vận hành thành công chu trình PDCA

Việc vận hành bất kỳ quy trình hay bộ máy nào đều cần có nguyên tắc, quy trình riêng biệt. Do vậy, đối với chu trình PDCA là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay cách vận hành thành công công cụ quản lý PDCA để hiểu hơn nhé!

3.1 Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ công việc hay quy trình nào thì chủ doanh nghiệp cũng cần xác định rõ các yếu tố sau:

  • Xác định vấn đề cần xử lý và biện pháp phòng ngừa.
  • Xác định mục tiêu cụ thể, chi tiết của việc lập kế hoạch.
  • Làm rõ các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được mục tiêu được đặt ra.
  • Xác định các nguồn lực cần cho việc hiện thực hóa các hành động, quy trình.

Xác định vấn đề cần xử lý và biện pháp phòng ngừa

3.2 Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Đầu tiên, doanh nghiệp cần thông báo kế hoạch cho toàn bộ nhân viên có liên quan. Sau đó, dựa vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, công ty bắt đầu triển khai công việc vào thực tế. Đồng thời, bạn cần ghi lại những dữ liệu, thông tin đã được thu thập trong quá trình đó. Việc này sẽ giúp việc đánh giá hoạt động tương lai hiệu quả hơn.

3.3 Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Công ty sẽ tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với chỉ tiêu đã đặt ra ở kế hoạch. Việc đánh giá cũng có mục đích phát hiện các việc phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đây, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của kết quả để có giải pháp hiệu quả.

3.4 Bước 4: Hành động để thay đổi (Act)

Doanh nghiệp cần thiết lập danh sách các biện pháp để khắc phục những khó khăn. Bên cạnh đó, chủ công ty cần cập nhật thông tin vào kho dữ liệu thường xuyên để các phòng ban áp dụng vào thực tế nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và gặt hái được nhiều thành công.

>>>> Tham khảo: Phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất hiện nay

4. Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Sau khi tìm hiểu và biết được cách vận hành chu trình PDCA, công cụ đã trở thành việc quản lý chất lượng sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy khám phá ngay ở mục dưới đây nhé!

4.1 Plan – Thiết lập kế hoạch

Chu trình PDCA là gì? Khi áp dụng PDCA vào QMS, công ty cần đảm bảo việc lên kế hoạch và thực hiện thật đều đặn theo chu kỳ ít nhất 1 năm/lần. Chính điều này đảm bảo cho kế hoạch luôn được cập nhật và phù hợp với hoàn cảnh của công ty ở thời điểm thực hiện. Trong chứng nhận ISO 9001, lập kế hoạch QMS được thực hiện dựa vào 4 khoản sau:

  • Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức.
  • Điều khoản 5: Sự lãnh đạo.
  • Điều khoản 6: Hoạch định.
  • Điều khoản 7: Hỗ trợ.

4.2 Do – Thực hiện kế hoạch

Giai đoạn tiếp theo là thực hiện kế hoạch, việc doanh nghiệp đưa mục tiêu vào áp dụng thực tế thông qua các quy trình đã xây dựng từ trước. Do đó, việc thực hiện kế hoạch trên liên quan tới một phần trong điều khoản 7 và 8.

  • Điều khoản 7.2: Năng lực.
  • Điều khoản 8: Thực hiện.

Thực hiện kế hoạch liên quan tới một phần trong điều khoản 7 và 8

4.3 Check – Kiểm tra, đánh giá và thực hiện

Khi đã thu thập được dữ liệu, tổng hợp từ các khâu và đưa kế hoạch thành hoạt động thực tiễn, công ty cần phải thường xuyên đánh giá, nhận xét và kiểm tra hoạt động toàn diện, thường xuyên.Trong tiêu chuẩn ISO 9001 - điều khoản 9 đã đề cập đến nội dung của hoạt động "Check".

  • Theo dõi, đo lường, đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được.
  • Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ.
  • Xem xét của lãnh đạo.

4.4 Act – Hành động cải tiến

Khi hoàn thành việc đánh giá, công ty phải xem xét và đi đến việc cải tiến để xử lý các vấn đề phát sinh trong vận hành QMS để nâng cấp hoặc đổi mới. Do đó, việc cải tiến trong tiêu chuẩn ISO 9001 được thể hiện qua điều khoản 10 như sau:

  • Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục.
  • Cải tiến liên tục.

Những bài viết nổi bật:

Trên đây là những thông tin hữu ích về "Chu trình PDCA là gì? Quy trình xây dựng chu trình PDCA" đã được tổng hợp chi tiết ở nội dung trên. Hy vọng bạn đọc có thể nắm vững được lợi ích và cách vận hành hiệu quả của quy trình. Ngoài ra, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với PDCA để được giải đáp ngay nhé!  


Mai Thái Nguyên
Bộ thảm lót sàn 6D mã X2