Phỏng vấn thôi việc – Biến nhân viên nghỉ việc thành đối tác tiềm năng

ĐIÊN TIẾT!!!

Đó là cảm xúc của hầu hết các nhà lãnh đạo khi lá thư xin việc của nhân viên xuất hiện trên bàn.

Nổi giận, châm biếm hay sa sầm cả khuôn mặt chưa bao giờ là cách giải quyết vấn đề.

Một khi nhân viên quay lưng lại với bạn, họ có thể cảm thấy áy náy, hoặc âm thâm phản phúng. Nhưng một điều chắc chắn là họ sẽ tránh bất cứ mọi KẾT NỐI nào với bạn trong tương lai.

Một ấn tượng cuối cùng tồi tệ có thể phá hỏng quan hệ giữa công ty và người nhân viên ấy.

Tuy nhiên, vấn đề của bạn lại là một cơ hội trong mắt người lãnh đạo VĨ ĐẠI.

VÌ SAO?

Bởi vì họ có lối tư duy vượt qua những ranh giới truyền thống.

Họ hiểu rằng, nhân viên nghỉ việc là một hiện tượng tất yếu bạn nhất định sẽ gặp phải khi điều hành doanh nghiệp.

Đầu tiên, đó là về mối quan hệ. Không phải tất cả mọi nhân viên rời khỏi công ty chỉ để đầu nhập vào đối thủ cạnh tranh của bạn.

Nhân viên nghỉ việc có thể tự thành lập doanh nghiệp? Bạn có thể giúp họ startup, cung cấp kiến thức kinh nghiệm, mua cổ phần, cho họ cùng chung nguồn lực với công ty bạn,… Kết quả công ty mới này có khả năng trở thành “Doanh nghiệp vệ tinh” của bạn, là đối tác lâu dài, đáng tin cậy.

Nhân viên nghỉ việc có thể trở thành nhân viên của một công ty có danh tiếng và điều kiện tốt hơn công ty bạn? Một lá thư giới thiệu, một lời khen với sếp mới về năng lực của họ, duy trì liên hệ… Nhân viên tuy rời đi nhưng vẫn trở thành cầu nối của công ty bạn với các đối tác, khách hàng, dự án kinh doanh.

Bên cạnh đó, những cuộc nghiên cứu về nhân sự chỉ ra rằng những người sắp nghỉ việc thường đưa ra những ý kiến trung thực, khách quan và giàu tính xây dựng về hoạt động chế độ của doanh nghiệp hơn những nhân viên vẫn đang làm việc.

Nhưng điều đó không có nghĩa rằng khi bạn hỏi “Tại sao bạn nghỉ việc vậy?” thì nhân viên sẽ hào hứng chia sẻ rằng: “Bởi vì cái thằng cha trưởng phòng đó đì tôi không ngóc đầu lên được.”

Trừ khi bạn cũng làm họ “điên tiết”, nếu không hầu hết mọi người – nhất là nhân viên nữ – thường “dĩ hòa vi quý” bằng những lý do ôn hòa, sáo rỗng.

Đó là lúc kỹ năng phỏng vấn thôi việc được chú trọng.

Đó là lý do những cuộc phỏng vấn thôi việc ra đời.

Vậy thì Phỏng vấn thôi việc là gì?

Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview) là một cuộc khảo sát được tiến hành với nhân viên trước khi họ nghỉ việc.

Đây là một trong những phương pháp tối ưu nhất để thu thập những ý kiến, phản hồi, nhận xét trung thực và tích cực nhất của nhân viên sắp nghỉ việc về lý do nghỉ việc, cơ chế chính sách, lương thưởng phúc lợi, văn hóa doanh nghiệp, lộ trình thăng tiến,… của doanh nghiệp.

Hiển nhiên, đừng để phỏng vấn thôi việc là thời điểm duy nhất bạn thu nhận những phản hồi của nhân viên. Doanh nghiệp hãy cung cấp nhiều cơ hội để thu thập và tìm hiểu ý kiến nhân viên như bao gồm những cuộc họp, khảo sát, những hòm thư góp ý,…

Phỏng vấn thôi việc là cuộc khảo sát được tiến hành với nhân viên trước khi họ nghỉ việc.

Phỏng vấn thôi việc mang lại những lợi ích gì?

Qua cuộc phỏng vấn thôi việc, doanh nghiệp sẽ biết mình có thể thay đổi điều gì để cải tiến chiến lược, hệ thống, cũng như bù lấp những lỗ hổng trong bộ máy hoạt động doanh nghiệp.

Kết luận từ các cuộc khảo sát có thể sử dụng để ngăn ngừa tình trạng xói mòn nhân lực, giữ chân được những nhân viên tài năng trong doanh nghiệp (kể cả người đang xin thôi việc), thu hút thêm nhân tài về làm cho doanh nghiệp.

Với cá nhân người đang xin thôi việc, nếu không tiếp tục làm việc ở bộ phận đó được thì có thể luân chuyển qua bộ phận khác (Thường áp dụng cho các doanh nghiệp lớn)

Cuối cùng, phỏng vấn thôi việc còn là một phương thức để chuyển giao những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích của nhân viên nghỉ việc cho người kế nhiệm.

Nếu tất cả những lý do trên đã hoàn toàn thuyết phục bạn.

Nếu bạn thật sự quyết tâm xây dựng một mô hình phỏng vấn thôi việc hiệu quả cho công ty mình.

Vậy thì chúng ta cần gì để lên kế hoạch phỏng vấn thôi việc nào?

1) Đối tượng.

_ Người tiến hành phỏng vấn: Bộ phận nhân sự.

Sẽ tuyệt vời hơn nếu người phỏng vấn tuyển dụng thực hiện phỏng vấn thôi việc, vì đây là cơ hội để người phỏng vấn tự đánh giá lại và cải thiện kỹ năng quản trị nhân lực của bản thân.

_ Người tham gia phỏng vấn: Nhân viên nghỉ việc.

2) Thời điểm.

Les McKeown, Giám đốc điều hành của Công ty Tư vấn Marblehead (Mỹ), tác giả của cuốn sách “Giữ chân các nhân viên xuất sắc” (Retaining Top Employees) cho rằng doanh nghiệp nên chờ đợi một vài tuần sau khi nhân viên đã có việc làm mới. Lúc này nhân viên sẽ cảm thấy ổn định, yên tâm và khách quan hơn, nhờ đó thông tin từ cuộc phỏng vấn sẽ trung thực và có chất lượng cao hơn.

Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng nên thực hiện phỏng vấn với nhân viên ngay khi họ nộp đơn xin nghỉ việc. Bởi vì khi nhân viên đã tìm được việc, họ bận bịu với công việc mới và khó chịu khi phải giành thời gian cho công ty cũ.

Một lý do nữa là nếu tiến hành ngay, nhân viên xin nghỉ việc có thể thay đổi dự định của mình nếu bạn chứng tỏ khả năng cải tiến để đáp ứng được nhu cầu thật sự của họ.

3) Địa điểm

Đừng biến không khí cuộc phỏng vấn này trở nên nghiêm túc và căng thẳng, nếu không bạn chỉ nhận được những câu trả lời sáo rỗng và công thức. Hãy mời họ một ly cà phê hoặc một bữa ăn ở một không gian thân thiện nào đó ngoài nơi làm việc.

4) Phương thức

_ Tiến hành khảo sát qua mạng

_ Trao đổi trực tiếp

Với một cuộc trao đổi mặt – đối – mặt, bạn sẽ nắm được quyền chủ động giao tiếp, khai thác được nhiều thông tin hữu ích hơn khi dựa trên ngôn ngữ cơ thể để nhận ra những câu trả lời miễn cưỡng.

Đôi khi bạn còn khám phá được những điều bất ngờ hơn cả mức mong đợi nếu cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview) biến thành cuộc Phỏng vấn giữ chân nhân viên (stay interview)

5) Công cụ

_ Mẫu câu hỏi phỏng vấn thôi việc

_ Bảng khảo sát phỏng vấn thôi việc mẫu

Hãy sử dụng bảng khảo sát chỉ khi đối tượng được phỏng vấn tương đối ngại ngùng hoặc lý do khá tế nhị.

Các bước tiến hành phỏng vấn thôi việc là gì?

  • Bước 1: Tự giới thiệu, tìm hiểu thông tin cá nhân của nhân viên nghỉ việc.
  • Bước 2: Đi ngay vào vấn đề với hàng loạt câu hỏi dồn dập chỉ khiến bạn nhận được những câu trả lời công thức và khách khí.

Hãy thực hiện một buổi nói chuyện phiếm nhẹ nhàng, thể hiện sự quan tâm chân thành tạo bầu không khí thoải mái cho nhân viên nghỉ việc thả lỏng và sẵn sàng chia sẻ.

  • Bước 3:

_ Nêu ý nghĩa, mục đích của cuộc phỏng vấn nghỉ việc.

Thực tế nghỉ việc hay nhảy việc là một điều tất yếu tại các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhân lực trẻ, năng động. Nhân viên bước chân vào doanh nghiệp vì rất nhiều lý do và khi doanh nghiệp không còn đáp ứng được những nhu cầu của họ nữa thì họ ra đi.

3 yếu tố dẫn đến hiện tượng nghỉ việc của nhân viên là: Do chủ quan từ phía doanh nghiệp; Do thị trường; Do chính nhân viên. Vì vậy, ngày hôm nay chúng ta ngồi lại với nhau là để…

_ Nêu quá trình sử dụng kết quả khảo sát và ứng dụng vào doanh nghiệp như thế nào.

Nhấn mạnh những phản hồi thẳng thắn, trung thực, khách quan của họ là cơ sở quan trọng để cải tiến và xây dựng hệ thống chiến lược công ty.

_ Cuối cùng là cam kết với nhân viên nghỉ việc về tính bảo mật của toàn bộ cuộc phỏng vấn.

  • Bước 4: Dựa trên nội dung Mẫu câu hỏi phỏng vấn thôi việc và Bảng khảo sát phỏng vấn thôi việc mẫu để tiến hành trao đổi, ghi nhận những ý kiến, phản hồi từ nhân viên nghỉ việc.
  • Bước 5: Từ kết quả cuộc khảo sát, nếu nhận ra cơ hội giữ chân nhân tài (Công ty không muốn nhân viên này nghỉ việc; Công ty có khả năng giải quyết những nguyên nhân nghỉ việc của nhân viên; Nhân viên nghỉ việc chưa có việc mới hoặc còn cảm thấy gắn bó với công ty,…)

Hãy lên kế hoạch tiến hành giải quyết cho vấn đề của nhân viên, công khai với họ, và đảm bảo thực hiện cũng như thông báo khi có kết quả.

Xác định lại một lần nữa về mong muốn của nhân viên nghỉ việc: “Nếu những nhu cầu trên của bạn hợp lý và được công ty đáp ứng, bạn sẽ tiếp tục làm việc tại công ty chứ?”

  • Bước 6: Tổng kết

_ Cảm ơn họ vì đã cung cấp những thông tin hữu ích.

_ Nhắc lại việc bảo mật thông tin.

_ Đảm bảo những ý kiến của họ sẽ được phân tích, tổng hợp lại để cải tiến hệ thống, chiến lược của công ty nói chung và quản trị nguồn nhân lực nói riêng. Hy vọng khi họ có dịp quay lại một lần nữa thì sẽ được chứng kiến một diện mạo mới của công ty.

_ Cảm ơn họ vì những đóng góp, cống hiến cho công ty và chúc họ thành công trên con đường sự nghiệp sắp tới.

_ Hy vọng trong một tương lai không xa, họ có thể trở thành đối tác của công ty để cùng hợp tác và phát triển.

Sử dụng kết quả phỏng vấn như thế nào?

Thực hiện nhiều cuộc phỏng vấn thôi việc và sử dụng kỹ năng phỏng vấn khôn khéo, đặc biệt phải so sánh, đối chiếu với cả quá trình làm việc của họ để từ đó xây dựng một cơ sở dữ liệu XÁC THẬT. Qua đó đề xuất ra những giải pháp cho những vấn đề bất cập của công ty nói chung và hệ thống nhân sự nói riêng.

Việc thực hiện phỏng vấn thôi việc không khó. Cái khó là từ cơ sở dữ liệu đó có thể cân nhắc, chọn lọc ra những khiếm khuyết trong hoạt động kinh doanh của công ty từ đó xây dựng, hoàn thiện hệ thống, quy chế để áp dụng vào thực tiễn.

Viết bình luận