Mã số 10 - Lê Thị Kim Anh: Viết lên ý nghĩa công việc của tôi

Tôi là Kim Anh - BP Kế Toán CN Hà Nội. Tôi tốt nghiệp chuyên ngành kế toán Học Viện Ngân Hàng. Trước khi tốt nghiệp tôi đã có cơ hội thực tập tại PDCA, có cơ hội trải nghiệm thực tế, học hỏi nghề, trau dồi kinh nghiệm tại đây. Kết thúc kỳ thực tập, tôi rất may mắn được tiếp tục làm việc tại PDCA ở vai trò chuyên viên thử việc và bây giờ sau 2 năm gắn bó tôi đã là nhân viên chính thức, cũng là một trong số những nhân viên có thời gian gắn bó với công ty lâu nhất. Vậy quá trình làm việc của tôi ở đây như thế nào? Tôi đóng vai trò gì cho công ty? Cảm ơn cuộc thi “Tinh hoa văn hóa PDCA” đã cho tôi có cơ hội chia sẻ những điều sau đây cho các anh/chị/bạn không làm cùng phòng có thể hiểu hơn về công việc của tôi.

Chính vì từ khi ra trường tới hiện tại tôi mới làm ở một nơi duy nhất, cũng là nơi mà tôi thực tập đó là PDCA nên đôi khi tôi rất tò mò rằng các công ty khác làm việc như thế nào? Có giống như ở PDCA không? Có gì khác không………….. rất rất tò mò. Nhưng cho tới thời điểm hiện tại, khi đã trải qua quãng thời gian làm việc cùng PDCA, tôi đã được trải nghiệm nhiều điều, tiếp xúc với nhiều người, đặc biệt tôi có đã từng có 4 trưởng bộ phận quản lý trực tiếp tôi nên tôi biết thêm rất nhiều thứ thì tôi thấy rằng: “Không cần phải so sánh công ty mình với công ty kia gì cả, điều quan trọng chính là chính bản thân chúng ta. Mỗi công ty có một lĩnh vực kinh doanh, một đặc điểm, một đặc trưng nhất định, nhưng quan trọng bản thân chúng ta hãy yêu lấy công việc mình làm, làm việc hết sức, làm bằng tâm của mình, và cùng làm việc trong công ty hãy cùng các đồng nghiệp vun đắp cho công ty ngày càng phát triển. PDCA ngày càng phát triển là do chính mỗi nhân viên”.

Tôi đã được học rất nhiều ở PDCA, học về chuyên ngành kế toán của mình, học về các kỹ năng khác…. Sau 2 năm, được học hỏi, rèn luyện từ Chủ tịch Hoàng Đình Trọng, từ các chị Trưởng BP Kế Toán, từ các anh/chị đồng nghiệp, từ cả các anh/chị học viên, từ đối tác….. thì hiện tại Kim Anh đã có kỹ năng làm việc khá tốt.

Ở BP Kế Toán, tôi phụ trách mảng chi của CN Hà Nội, kiêm thủ quỹ, kiêm 1 chút Hành chính nhân sự. Các công việc này đều ít tiếp xúc với khách hàng, không trực tiếp mang lại doanh thu, khách hàng như Marketing hay Sale, nhưng công việc này có thể nói là hậu cần nhưng lại mang những ý nghĩa rất quan trọng, tới mức bản thân tôi đôi khi phải nín thở, phải tập trung cao độ để giải quyết vì “sai một li là đi một dặm”. Tôi kể cho các bạn nghe từng thứ một nhé.

Công ty muốn có doanh thu, các bộ phận muốn hoạt động tốt tất nhiên là phải cần chi phí rồi đúng không nào. Và tôi chính là người xử lý bước đầu tiên của những chi phí đó. Điều may mắn là sau khi tôi xử lý thì sẽ có 2 người nữa duyệt đó là kế toán trưởng và chủ tịch, nên khi đã đủ điều kiện mới chi được. Nhưng thực sự việc xử lý các đề nghị về chi phí rất đau đầu, hại não, là người phụ trách nên phải làm chuẩn rồi. Các khoản chi nhiều lắm, có những khoản có kế hoạch trước, đã cố định, có những khoản đột xuất, có những khoản gấp, vô cùng gấp, có những khoản mới tinh. Khoản chi gì? Bộ phận nào? Để làm gì? Chứng từ cần thiết là gì? Có hợp lệ không? Báo giá như thế đã chuẩn chưa? Đối tác kia là có thật không? Bao giờ phải chi? Chi cho ai? Chi vào khi nào? Hạch toán như thế nào? Lưu trữ như thế nào?................. Đặc biệt các khoản mới phát sinh thì các câu hỏi này phải được xử lý nhanh chóng còn xử lý cho các bộ phận. Không phải làm khó, không phải là không tin tưởng các bộ phận khác nhưng đây là những thủ tục một kế toán phụ trách bắt buộc phải làm, phải hiểu, tránh xảy ra sai sót không nên có. Nguyên tắc của kế toán là như thế, kể cả những thứ nhỏ nhất như chữ ký, hay ngày tháng chứng từ….. tất cả to, nhỏ nhưng đều quan trọng. Chưa kể kế toán nhận rất nhiều yêu cầu chi các bộ phận, phụ trách cả những chi phí chung của công ty, mỗi bộ phận mà thiếu 1 chứng từ rồi thiếu cái này cái kia thôi là lịch xin kế hoạch chi, rồi lịch chi cũng đã bung bét rồi, chưa kể lịch công tác dày đặc của sếp ạ. Nội bộ là thế, liên quan đến tiền, chậm 1 phút thôi là đối tác gào thét lên, nhưng thực sự cái gì cũng phải có thứ tự, cái nào quan trọng, gấp, các bộ phận hoàn thành sớm, đầy thủ thì kế toán mới giải quyết và xin sếp ký được. Kế toán là người trực tiếp đi xin sếp duyệt chi nên kế toán phải hiểu được hết mình đang duyệt và xin chi cho những cái gì, điều này vô cùng quan trọng, cũng nhờ thế mà tôi hiểu thêm rất nhiều thứ về mảng không phải chuyên môn như Marketing, it…… Áp lực nhất đối với tôi có lẽ là khoảng thời gian từ mùng 1 đến mùng 10 hàng tháng, khi đó phải tổng kết, kiểm tra tất cả các chi phí của tháng trước đó để làm báo cáo tài chính, hạch toán toàn bộ lên phần mềm, xin một kế hoạch chi rất nhiều khoản quan trọng đầu tháng, đặc biệt là lương cho CBNV. Đôi khi việc rất gấp nhưng khi giải quyết xong thì thở phào nhẹ nhõm và thấy rất hạnh phúc. Kỷ niệm đáng nhớ của mình đó là sếp rất bận, sếp hay đi công tác, sếp hay họp nên phải căn giờ xin kế hoạch chi phù hợp, mà chúng tôi hay đùa nhau là “ săn sếp”, tôi đã hơn một lần xin ký kế hoạch chi không ở công ty, mà đó là trên xe sếp trên đường ra sân bay đi vào Hồ Chí Minh, đó là ở ngoài đường, ký trên ô tô của sếp khi sếp phải bận đi gặp đối tác, ký trong một ủy ban phường khi sếp đang có việc bận gì đó…………. Rồi sau đó tôi phải nhanh chóng ra ngân hàng ủy nhiệm chi hay rút séc…… để kịp giờ, đôi khi vì thế mà tôi được nam thần PDCA hộ tốngJ . Qua đó mới thấy được việc lập kế hoạch rất quan trọng đúng không nào? Nhưng thực sự có những thứ khó sắp xếp được vì công việc của tôi liên quan đến nhiều người: các bộ phận phải đầy đủ chứng từ, đầy đủ giải trình tôi mới trình ký cấp trên được, kế toán trưởng ký xong rồi đến sếp, sếp đang ở đâu? Rồi sếp ký xong liệu ngân hàng còn làm việc không???? Dù đôi khi bị dồn vào tình thế cấp bách, tất nhiên tôi không thích việc gì phát sinh gấp gáp rồi yêu cầu nhiều rồi, nhưng nhiệm phải làm để đảm bảo công ty hoạt động…. thì tôi sẽ cố gắng hết sức mình để làm, để tôi không bao giờ phải hối hận về quyết định của mình. Tuy nhiên điều tôi lo nhất đó là các bộ phận không hề thích làm thủ tục kế toán, tôi đã nghe rất nhiều lần rằng họ chỉ muốn làm việc chuyên môn, họ suốt ngày làm giấy tờ nên chẳng làm được gì cả, đôi khi nói là kế toán làm họ mất nhiều thời gian, hay làm chậm chễ công việc của họ,ảnh hưởng đến việc làm chuyên môn……. Tôi đã quen với việc đó, nhưng thực sự nghĩa vụ của các bạn là phải giải trình về việc các bạn đã làm, chứ không phải tôi.
Kết luận: công việc của tôi rất quan trọng, cần phải cẩn thận, cần sử dụng lý trí để giải quyết, chứ không thể cảm tính hay trái tim mách bảo. Nếu như tôi lơ là công việc này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, thất thoát tài chính đối với công ty, việc quản lý tài chính công ty cũng trở nên vô tổ chức.

Công việc thủ quỹ, tới tháng 1.2018 là tôi đã phụ trách được tròn 1 năm. Nói đến thủ quỹ tất nhiên là trực tiếp động vào tiền rồi: tiền mặt, tiền ngân hàng. Tôi phụ trách tiền, nhận tiền, đếm tiền, cất tiền, chi tiền, chuyển khoản, ủy nhiệm chi…… Kỷ niệm với tiền đầu tiên của tôi đã là tôi đã hoa cả mắt với tiền, tôi như bị “ sốc tiền” khi bắt đầu tiếp nhận công việc này, và người nhận đầu tiên sau khi tôi làm thủ quỹ đó chính là Chủ tịch Hoàng Đình Trọng, tôi đã loạn hoàn toàn và đưa thiếu tiền khi trả lương cho sếp L , nhưng thực sự tôi không cố ý, vì tôi không quen và cũng hơi bất cẩn lúc đó, nhưng rất may sếp hiểu, sếp tin tôi, và tôi cũng tin chính bản thân mình, tôi dần rèn luyện và quen việc quản lý thu chi tiền, tới giờ tôi hoàn toàn kiểm soát được và không có chuyện gì đang tiếc xảy ra cả. Sau một năm, tôi cũng mới nhận ra thôi, vì quản lý tiền cho công ty, đếm tiền nhiều nên tiền cầm nhiều trong tay cũng không có cảm giác gì, có lẽ sau quãng thời gian “ sốc vì tiền” vì giờ tôi đã “ trơ với tiền” và thực sự tôi quản lý chặt chẽ tiền cho công ty nhưng tiền cá nhân của tôi thì tôi chẳng mấy khi bận tâm, đôi khi chả nhớ trong ví có bao nhiêu J có lẽ tôi cần xem lại các quản lý tiền bản thân. Đấy là về tiền mặt, còn về tiền ngân hàng đôi khi tôi cũng khá éo le, có những khi phải chuyển khoản qua việc lấy mã OTP từ sếp, mà không phải chuyển một mà cả 5,6 lệnh chuyển tiền. Sếp rất bận, mình cũng không muốn sếp đang bận họp hay gì mà phải suy nghĩ việc chuyển tiền nên đôi khi phải “ săn sếp”, nên tôi thường chuyển khoản lúc sếp đang rảnh ở nhà chờ sân bay, đôi khi lúc 11h đêm khi sếp đã bay đến nơi và mai thì có khóa học, tôi không muốn làm phiền khi sếp đang dạy. Tất nhiên là phải phù hợp với việc ngày cần chi rồi. Đôi khi tôi phải cân nhắc tính “ phù hợp” rất nhiều, hay là tôi đã suy nghĩ quá nhiều, quan trọng vấn đề??? Đôi lúc gọi sếp nhiều lần để sếp gửi mã OTP tôi rất ngại nhưng tôi luôn tự nhủ mình “ đây là công việc, giải quyết 1 lần là xong, còn hơn để chậm chễ xảy ra nhiều hậu quả nghiêm trọng hơn” và sếp cũng hay nhắc chúng tôi như thế nên tôi cũng tự tin hơn.

Kiêm HCNS: tôi quản lý tiền cho BP HCNS, HCNS tiêu tiền không nhiều nhưng những món lẻ tẻ nên phải cẩn thận, lưu trữ chứng từ cẩn thận, nếu không quản lý nhiều quỹ mà loạn, rất may tôi chưa bị loạn! Chưa kể lo đời sống cho CBNV, phải nghĩ hôm này ăn gì……, hay có chương trình gì thì phải nghĩ mua gì, sắm gì, ở đâu…… cho hợp lý. Được sự hướng dẫn của chị kế toán trưởng nên bây giờ tôi cũng khá tự tin khi đi mua đồ cho mọi người, mọi người hài lòng, mọi người khen mình cũng khen, mình cũng học được nhiều kỹ năng từ những việc làm trên, mình coi như đó là những giây phút xả stress sau những giờ làm việc con số, chứng từ của kế toán. Kiêm HCNS, tôi còn có thêm được nhiều thứ, tôi hiểu hơn về các thủ tục, chế độ bảo hiểm, làm xong thành công một thủ tục nào là tôi như chinh phục được một đỉnh cao vậy J tôi rất vui, hạnh phúc của tôi chỉ đơn giản là thế thôi. Tôi đã được trải nghiệm với việc tuyển dụng nhân viên nữa, dần dần tôi cũng quen, cũng có kết quả xác thực là tuyển được 2 nhân viên cho 2 vị trí cần tuyển cho công ty. Tôi rất vui vì điều đó.  

Mỗi người phụ trách một công việc, để công ty hoạt động bình thường thì không thể thiếu bất kỳ một vị trí nào cả, mỗi chúng ta đều góp phần tạo nên thành công của công ty, mỗi công việc của chúng ta đều mang một ý nghĩa, một sứ mệnh riêng nhưng đều hòa quyện chung là kết quả kinh doanh của công ty. Những công việc của tôi gián tiếp ảnh hưởng đến kết quả công việc của các bộ phận khác, kết quả kinh doanh công ty, đôi khi ảnh hưởng đến cả tinh thần, không khí, môi trường làm việc của cả công ty, nên tôi thấy nó rất quan trọng, tôi trân trọng tất cả những gì mình đang cố, sẽ làm việc hết sức mình, làm việc có trách nhiệm.

Xin cảm ơn!

Lê Kim Anh – Kế toán Hà Nội