Làm Thế Nào Để Mỗi Cuộc Họp Hiệu Quả Hơn?

Hôm nay là thứ ba, ngày mai Trọng sẽ họp với cán bộ nhân viên để tổng kết công việc trong một tháng. Là người lãnh đạo chúng ta phải trải qua không biết bao nhiêu kì họp, một ngày thậm chí từ khi sáng mới mở mắt đến tối mịt đều phải họp cả. Không họp thì không thống nhất được ý kiến của nhân viên, không họp thì không nắm được tình hình công ty, không họp thì không ra vấn đề.

Làm thế nào để mỗi cuộc họp hiệu quả hơn

Vấn đề bây giờ chỉ là sao cho mỗi một lần họp phải thật hiệu quả và mang lại nhiều giá trị. Thời gian là vàng bạc, trong chúng ta không ai muốn bỏ 3 đến 4 tiếng họp mà lại không giải quyết được một vấn đề cỏn con phải không nào.

Trải qua cũng ngót nghét gần 1000 cuộc họp từ khi thành lập doanh nghiệp đến giờ, Trọng rút ra một số kinh nghiệm để việc họp được hiệu quả. Bạn có biết dó là gì không? Chỉ ở bốn chữ thôi: có quy trình họp!

Thường thì một cuộc họp nếu được lên thời gian từ trước cho mỗi phần, mọi người sẽ chủ động hơn trong việc chuẩn bị, đến phần của mình đã có sẵn tài liệu để trình, không mất thời gian lãng phí vô ích nữa.

Dưới đây là quy trình họp tuần 12 bước mà PDCA đang áp dụng

  1. Nghi lễ vỗ tay PDCA
  2. Chào nhau và gửi lời chúc.
  3. Giới thiệu ban điều hành
  4. Giới thiệu quy trình họp
  5. Tổng quan về PDCA và mục đích hoạt động
  6. Tuyên bố PDCA
  7. Chia sẻ 1 chủ đề
  8. Tổng kết kết quả kinh doanh tuần và vinh danh 1 cá nhân suất sắc
  9. Thành viên báo cáo kết quả tuần qua và kế hoạch tuần mới.
  10. Ban lãnh đạo chia sẻ định hướng.
  11. Tổng kết cuộc họp và thống nhất kế hoạch hành động.
  12. Nghi lễ kết thúc

Mỗi phần đều có thời gian cụ thể trong giới hạn.

Chi tiết bạn có thể tải về tham khảo ở link bên dưới:

Quy trình họp chi tiết

Ngoài ra để cuộc họp thực sự hiệu quả, Trọng đều đề nghị một thư ký riêng để ghi biên bản cuộc họp. Bạn cũng có thể tải nó ở đây.

Biên bản cuộc họp

Biển bản cuộc họp giúp ghi lại những gì diễn ra trong cuộc họp cũng như cam kết công việc, ai làm và làm gì, khi nào xong. Có 1 câu nói rất hay đó là “Văn minh bằng văn bản”. Mọi thứ cần phải rõ ràng.

Thậm chí bạn có thể làm một cái bảng trắng ở công ty, ghi rõ deadline công việc trên đó để mọi người có thể nhìn thấy và không ai có thể chối cãi . Một chi tiết nhỏ nhưng có thể tăng hiệu suất làm việc của nhân viên lên 10 đến 20%. Bạn cứ thử xem sao.

Đầu giờ sáng, một chút chia sẻ hi vọng giúp ích cho công việc của bạn.

Best regards,

Trọng

Viết bình luận